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Notar
Volkmar Makowka

Hinweise zum Datenschutz

Notar Volkmar Makowka
Frühlingstraße 2
97688 Bad Kissingen
Tel.: 0971 / 5008
FAX: 0971 / 3601

Der Notar ist gern. § 17 BeurkG zur Willenserforschung und Klärung des Sachverhaltes verpflichtet. Daher ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die aus Sicht des Notars zur gewollten und rechtlich zulässigen Behandlung des Sachverhaltes erforderlich sind, gern. § 6 Abs.1 (lit.c) und (lit.e) DSGVO erlaubt. Gegebenenfalls ist auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten iSd § 9 DSGVO (z.B. Behinderteneigenschaft einer Person, verheiratet, verpartnert) erforderlich und erlaubt.
Zur Erstellung der notariellen Urkunde nebst deren Vollzug ist daher - je nach Art der gewünschten Beurkundung - die Erhebung von personenbezogenen Daten erforderlich, insbesondere Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Adresse, darüber hinaus ist auch die Angabe Ihrer Telefonnummern und Email-Adresse hilfreich, wenn Sie z.B. Ihre Anfragen auf diesem Wege beantwortet erhalten möchten oder die Entwürfe/ Urkunden auf diesem erhalten möchten. Für bestimmte Urkunden ist auch die Angabe der Steueridentifikationsnummer, Ihrer Bankdaten, der Geburtsort, die Geburtsregisternummer, die Feststellung der Staatsangehörigkeit des Beurkundenden und ggfls. auch personenbezogene Daten wie Vor- und Nachname nebst Adresse und Verwandtschaftsverhältnis weiterer dritter Personen (z.B. bei einer Verfügung von Todes die Daten des Erben/Vermächtnisnehmers oder im Rahmen einer Vorsorgevollmacht die Daten des Bevollmächtigten) sowie die Erhebung von personenbezogenen Daten besonderer Kategorien (wie z.B. Behinderung) erforderlich. Welche der o.g. personenbezogenen Daten erhoben wurden bzw. welche Angaben insoweit noch erforderlich sind, können Sie - ausgenommen die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse - meinem Entwurf bzw. der Urkunde entnehmen.
Mir, dem Notar als externen staatlichen Hoheitsträger, sind bestimmte hoheitliche Aufgaben vom Staat übertragen worden. In dem für Notare maßgeblichen Berufsrecht, insbesondere in dem Beurkundungsgesetz, der Bundesnotarordnung, der Dienstordnung für die Notarinnen und die Notare, aber auch in anderen gesetzlichen Regelungen (Bsp.: Geldwäschegesetz) sind Konkretisierungen über den Umgang mit personenbezogenen Daten enthalten, zu deren Einhaltung ich verpflichtet bin und denen ich auch nachkomme.
Ich werde daher nur diejenigen Daten verarbeiten, die ich zur Erfüllung der vorgenannten Aufgaben benötige. Sofern der Gesetzgeber nicht die dauerhafte Aufbewahrung vorsieht, erfolgt die Löschung der gespeicherten Daten nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Sowohl zur Erstellung der Urkunden als auch zum weiteren Vollzug der Urkunden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (Stellung von Anträgen bei Gerichten und Behörden, Weiterleitung der Urkunde an die Beteiligten, Behörden oder Dritte, Einholung der erforderlichen Genehmigungen etc., Registrierung der Urkunden in Zentralen Testamentsregister oder im Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer), bediene ich mich eines speziellen Notariatsfachprogramms, welches mir die Erfüllung der auferlegten berufsrechtlichen Pflichten wie auch den Vollzug der Urkunde erleichtert, indem ich Ihre personenbezogene Daten speichere. Sollten Sie fehlerhafte Angaben Ihrer personenbezogenen Daten feststellen, teilen Sie mir dies bitte umgehend mit, damit ich eine Löschung bzw. Richtigstellung veranlassen kann.
Die von mir geführten Bücher und Verzeichnisse sowie die Dauer der Aufbewahrung entnehmen Sie bitte der am Ende dieses Hinweisblattes wiedergegebenen Vorschrift des § 5 DONot Abs.1 und Abs. 4 (=Dienstordnung für Notarinnen und Notare).
Sofern Ihre Daten an Behörden oder Register, wie zB an das Zentrale Testamentsregister, an das Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer, oder an speziell hierfür gesetzlich vorgesehene Institutionen weitergeleitet werden, gelten für die Aufbewahrungsvorschriften deren speziell einschlägige Bestimmungen.

Ihre Rechte:

Auskunftsanspruch

Sie haben einen Anspruch darauf zu erfahren, welche personenbezogenen Daten in welcher Weise konkret verarbeitet werden und an wen diese Informationen gegebenenfalls weitergeleitet wurden, es sei denn, durch die Auskunft würden Informationen offenbart, die nach einer Rechtsvorschrift oder ihrem Wesen nach, insbesondere wegen der überwiegenden Interessen eines Dritten, geheimgehalten werden müssen.
Das Auskunftsersuchen kann grundsätzlich formlos gestellt werden und mündlich oder in elektronischer Form erteilt werden.

Berichtigungsanspruch

Unter den Voraussetzungen des § 16 DSGVO haben Sie Anspruch auf Berichtigung unrichtiger Daten bzw. einen Anspruch auf Vervollständigung unvollständiger Daten.
Meine Datenschutzbeauftragte ist: Frau Sandra Preißler, dienstansässig in 97688 Bad Kissingen, Frühlingstraße 2, Tel. 0971/5008, Email: s.preissler@bad-kissingen.net

Wortlaut des § 5 Abs. 1 und Abs. 4 DONot

§ 5 Führung der Unterlagen, Dauer der Aufbewahrung

(1) Notarinnen und Notare führen die folgenden Bücher und Verzeichnisse:
1. die Urkundenrolle,
2. das Verwahrungsbuch,
3. das Massenbuch,
4. das Erbvertragsverzeichnis,
5. die Anderkontenliste,
6. die Namensverzeichnisse zur Urkundenrolle und zum Massenbuch,
7. Dokumentationen zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten,
8. im Bereich der Notarkasse in München und der Ländernotarkasse in Leipzig das Kostenregister

Sie führen folgende Akten:
1. die Urkundensammlung,
2. Sammelbande für Wechsel- und Scheckproteste,
3. die Nebenakten,
4. die Generalakten.

(2) ausgelassen
(3) ausgelassen

(4) Für die Dauer der Aufbewahrung der Unterlagen gilt Folgendes:
- Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbvertrage (§ 18 Abs. 4):100 Jahre,
- Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
- Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin oder der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todeswegen oder im Fall der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell air einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z.B. Verfugungen von Todes wegen getroffen werden,
- Sammelbande für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre.

Abschriften der Verfügungen von Todes wegen, die gemäß § 16 Abs. 1 Satz 5 der Dienstordnung für Notare in der ab 1. Januar 1985 geltenden Fassung zu den Nebenakten genommen worden sind, sind abweichend von Satz 1 100 Jahre aufzubewahren. Die vor dem 1. Januar 1950 entstandenen Unterlagen sind abweichend von den in Satz 1 Spiegelstrich 1 und in Satz 2 genannten Fristen bis auf weiteres dauernd aufzubewahren; eine Pflicht zur Konservierung besteht nicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tag des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist.